Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn organisaties verplicht een actueel en accuraat privacy management te voeren. In de praktijk betekent dit dat organisaties te allen tijde moeten kunnen aantonen welke data zij in huis hebben, voor welke doeleinden zij deze data gebruiken en welke maatregelen zij hebben genomen om de data te beveiligen.
Het begint met een register van gegevensverwerkingen
Het managen van persoonsgegevens en privacy begint met het in kaart brengen van alle gegevens die u als organisatie in huis heeft. Daarvoor gebruikt u het verwerkingsregister. Nagenoeg alle organisaties zijn verplicht een verwerkingsregister bij te houden; deze verplichting staat letterlijk in de AVG.
Privacy Direct ondersteunt organisaties bij het aanleggen en onderhouden van het wettelijk verplichte register van gegevensverwerkingen. Zo blijft u voldoen aan de strenge privacyregels.
Wat is het belang van privacy management?
De toezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, kan handhavend optreden en u verplichten inzage te geven in uw privacy management. Kunt u niet aantonen wat u heeft gedaan, dan kunt u te maken krijgen met boetes. Die kunnen oplopen tot miljoenen euro’s, afhankelijk van uw omzet, de ernst van het feit en de duur ervan.
Template of Privacy Management Software
Afhankelijk van de omvang van uw organisatie kunt u het privacy management zelf inrichten, soms met een Excel bestand. Zodra u meer persoonsgegevens verwerkt, of gegevens die als bijzondere persoonsgegevens worden aangemerkt, adviseren wij Privacy Management Software. Wij werken met diverse leveranciers en adviseren de oplossing die het beste bij u past. Dat bespaart u veel onderzoek en onzekerheid. Voor deze dienstverlening bieden wij diverse abonnementen aan.
Het abonnement combineert u goed met:
- Functionaris voor de Gegevensbescherming as a service;
- de Privacy Helpdesk, uw vraagbaak voor privacyvraagstukken en documentcontrole;
- eerste hulp bij datalekken, waaronder het melden en afhandelen bij de toezichthouder;
- privacy audits, metingen en rapportages op het gebied van de AVG en aanverwante regelgeving.
Wat staat er in het verwerkingsregister?
De AVG maakt onderscheid tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker. Als verwerkingsverantwoordelijke vermeldt u in het register:
| Onderdeel | Wat vermeldt u? |
|---|---|
| Naam en contactgegevens | Van uw organisatie of vertegenwoordiger, organisaties waarmee u gezamenlijk doelen en middelen vaststelt, de FG en internationale organisaties waarmee u gegevens deelt. |
| Doeleinden | De doelen van de verwerking, zoals werving en selectie, het bezorgen van producten of direct marketing. Tip: vermeld ook de grondslag, dat helpt bij uw verantwoordingsplicht. |
| Betrokkenen | De categorieën personen, zoals klanten, patiënten of uitkeringsgerechtigden. |
| Persoonsgegevens | De categorieën gegevens, zoals BSN, NAW-gegevens, telefoonnummers, camerabeelden of IP-adressen. |
| Bewaartermijn | De datum waarop u de gegevens moet wissen, als die bekend is. |
| Ontvangers | De categorieën ontvangers aan wie u persoonsgegevens verstrekt. |
| Buiten de EU | Of u gegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU. |
| Beveiliging | Een algemene beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen. |
Veelgestelde vragen
Is een verwerkingsregister verplicht?
Nagenoeg alle organisaties zijn op grond van artikel 30 van de AVG verplicht een verwerkingsregister bij te houden.
Kan ik het verwerkingsregister in Excel bijhouden?
Voor kleinere organisaties kan een Excel template volstaan. Verwerkt u meer of bijzondere persoonsgegevens, dan adviseren wij Privacy Management Software.