Sinds 15 juli 2008 is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van kracht. De Wwft heeft als doel het voorkomen dan wel bestrijden van witwassen van geld en financieren van terrorisme, om de integriteit van de financiële markten te waarborgen. Op 25 juli 2018 zijn er wijzigingen gebracht aan de Wwft door de Vierde Europese anti-witwasrichtlijn (Richtlijn EU 2015/849 van het Europees Parlement de Raad) die in werking is getreden. Een notaris speelt als poortwachter een belangrijke rol in het correct naleven van deze wet.

Witwassen houdt in dat illegaal verkregen vermogen legaal wordt gemaakt, zodat de illegale herkomst niet langer zichtbaar is. Ook fiscale fraude valt onder witwassen.

Er is sprake van terrorismefinanciering, als vermogen wordt gebruikt om terroristische activiteiten mogelijk te maken.

Specifieke Wwft-leidraad voor notariskantoren

Net als advocaten, dienen ook notarissen te beschikken over een Wwft-leidraad. De belangrijkste eisen van de Wwft zijn het uitvoeren van cliëntonderzoek (dit is ruimer dan het louter identificeren van de cliënt) en het melden van ongebruikelijke transacties (de meldingsplicht). Daarnaast wordt er van een notaris (ongeacht of er sprake is van en kandidaat-notaris, toegevoegd of notaris) verwacht dat hij/zij beschikt over gedocumenteerde procesbeschrijving met betrekking tot risicobeoordelingen. Deze risicobeoordelingen moeten gerapporteerd worden en geactualiseerd zijn. Tevens dient het notariskantoor een onafhankelijke compliance officer aan te wijzen.

Cliëntonderzoek

Notarissen hebben een poortwachtersfunctie. Daarom spelen zij een belangrijke rol in het naleven van de Wwft. In het kader van de Wwft dienen notariskantoren onder andere een eigen beoordeling te maken van risico’s op witwassen en financiering van terrorisme. Om deze beoordeling te kunnen maken voert u een cliëntonderzoek uit. Een belangrijk onderdeel van het cliëntonderzoek is het vaststellen van de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende en het verifiëren van diens identiteit. Dit wordt ook Know Your Customer (KYC) genoemd, in het Nederlands bekend als ken-uw-klant-principe. Het kan zijn dat uw cliënten optreden namens een – al dan niet Nederlandse – rechtspersoon. Dan dient u ook de UBO (Ultimate Beneficial Owner) van de rechtspersoon vast te stellen. Daarnaast dient u als dienstverlener vast te stellen of een verscherpt cliëntonderzoek noodzakelijk is. Dit gebeurt op grond van een risicobeoordeling voorafgaand aan het aan aangaan van een zakelijke relatie of verrichten van een incidentele transactie.

Risicobeoordeling

Als poortwachter en dienstverlener dient u risicobeoordelingen uit te voeren en aan de hand van de vastgestelde risicoproficelen maatregelen te treffen om de risico’s te beheersen. Dit maakt deel uit van jet compliance-risicomanagement van het kantoor. Dit betekent dat u moet beschikken over een administratie of systeem waarin deze risicobeoordelingen kunnen worden uitgevoerd, traceerbaar en reproduceerbaar zijn conform de richtlijnen van de toezichthouders. Op verzoek van het Bureau Financieel Toezicht (BFT) dient u deze risicobeoordelingen te verstrekken. Het BFT kan handhavend optreden als uw kantoor niet voldoet aan de Wwft-verplichtingen en richtlijnen.

Melden ongebruikelijke transacties

Verder verplicht de Wwft notarissen c.q. notariskantoren om ongebruikelijke transacties, die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financiering van terrorisme, te melden bij het meldpunt voor ongebruikelijke transacties. Dit is het Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU). Hierbij is er ook de verplichting dat als uzelf een transactie wilt uitvoeren, u eerst moet raadplegen of deze transactie op grond van de Sanctiewet mag worden uitgevoerd.

Vanuit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) heeft het BFT bevoegdheden die leiden tot een medewerkingsplicht van de notaris. Op de taak tot het verrichten van het toezicht is titel 5.2 van de Awb van toepassing. Het BFT heeft daarmee de bevoegdheid om bijvoorbeeld kopieën te maken van zakelijke gegevens en bescheiden. Tevens is het BFT bevoegd tot inzage in de persoonlijke financiële administratie van de notaris. Op grond van de Awb is het mogelijk om ook informatie van derden te betrekken in het toezicht. De notaris heeft ten opzichte van het BFT geen geheimhoudingsplicht en kan zich dus niet op zijn verschoningsrecht beroepen.

Voldoe eenvoudig aan de Wwft

Wilt u op een kosteneffectieve en -efficiënte wijze blijvend voldoen aan veranderende regelgeving? Dan kunt u gebruik maken van onze compliance-as-a-service-oplossing. In een beveiligde online omgeving heeft u toegang tot de tools die u helpen aan de voldoen aan de verplichtingen uit bijvoorbeeld de Wwft. Naast deze dienstverlening kunt u via Privacy Direct gebruik maken van de SCOPE CDD On Demand software. De CDD On Demand oplossing van SCOPE FinTech Solutions is een oplossing die u ondersteunt in het uitvoeren van een uitgebreide en traceerbare CDD check. De CDD On Demand oplossing vraagt automatisch van diverse bronnen gegevens op over de door u ingevoerde persoon. De persoon wordt op zes verschillende punten  gecontroleerd, variërend van PEP- en sanctielijsten tot insolventie.

Klanten van Privacy Direct krijgen 10% korting op de CDD On Demand Software van Scope.

Haal een Compliance Officer in huis

Op grond van de Wwft kan uw kantoor verplicht zijn om een. onafhankelijke compliance functie in het leven te roepen. Dit is afhankelijk van de aard en omvang van de activiteiten van uw organisatie. Als het voor uw kantoor, bijvoorbeeld vanwege de omvang van de organisatie of de aard van de activiteiten, niet aantrekkelijk is om een interne compliance functie in te richten, kunt u ervoor kiezen om de compliance functie uit te besteden. Privacy Direct helpt organisaties met een externe compliance officer. Deze service noemen wij Compliance Officer as a Service.

De Compliance Officer van Privacy Direct kan uw organisatie ook ondersteunen bij de toetsing en het up-to-date houden van de risicobeoordeling en het CDD-beleid (Customer-Due-Diligence-beleid).

Kunnen wij u helpen?

Privacy Direct kan ook uw organisatie ondersteunen bij de inrichting van uw compliance afdeling, van de Wwft-leidraad tot een onafhankelijke compliance officer tegen een vast bedrag per maand in combinatie met een CDD On Demand Software.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem gerust contact met ons op.